كتب : ماهر بدر و سعيد سعده
دشن مجلس جامعة جنوب الوادي اليوم برئاسة الدكتور يوسف غرباوي رئيس الجامعة نظام الإدارة الإلكترونية للاجتماعات “اجتماع” وهو عبارة عن تطبيق إلكتروني من إنتاج جامعة جنوب الوادي خلال العام الجامعي (2020/2021)، ..وأشار رئيس الجامعة ان هذا النظام تم إعداده في سياق خطة التحول الرقمي للجامعة، حيث يمكن من إدارة الاجتماعات الجامعية (مجالس- لجان) بطريقة آلية شاملة الأرشفة الإلكترونية، واسترجاع البيانات، والبحث عن موضوعات محددة، وإعداد أجندة الاجتماعات، وإرسال الدعوات بطريقة آلية، وتأكيد الحضور أو الاعتذار المسبق، وحساب نسبة الأصوات حول موضوع محدد (موافق- غيرموافق)، وتأجيل الاجتماعات وتغيير موعدها وتوقيتها ومكانها، وما إلى ذلك من التفاصيل.
وأضاف الدكتور احمد عكاوي – نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث – المدير التنفيذي لمشروع إعداد تطبيق “إجتماع” – أن هذا النظام يتيح إعداد حساب إلكتروني لأي مجلس أو لجنة داخل الجامعة بشرط وجود قرار تشكيل لهذا المجلس أو اللجنة. كما يضمن النظام جودة تنفيذ الاجتماعات من خلال ضبط صلاحية دخول الأعضاء حيث لا يتيح للعضو المنتهية صلاحية عضويته الدخول على النظام أو من بلغ سن التقاعد إلا إذا تم تمديد الصلاحية له من المدير التقني للنظام أو أمين المجلس- اللجنة وذلك وفق قرار من السلطة المختصة. كما أن مخرجات النظام عبارة عن محاضر اجتماعات تُعد وتُعتمد وترسل إلى الجهات المعنية (حسب الموضوعات التي تخصها فقط) بطريقة آلية. كما يتم حساب واعتماد بدلات حضور الجلسات للأعضاء بطريقة آلية أيضاً وترسل إلى الإدارة المالية للصرف. واشار نائب رئيس الجامعة أن هذا النظام قد أدى إلى الاستغناء عن الدعوات الورقية للاجتماعات، ودعوات الواتس آب للاجتماعات، وايضا كتابة المحاضر والأوراق والأحبار والمراسلين، وكذلك الخطابات التنفيذية الورقية إلى الجهات المعنية بقرارات المجلس. كما عالج النظام المشكلات التالية: الالتباس الخاص بتغيير تاريخ- وقت- مكان الاجتماع، ومشاركة غير قانونية للأعضاء الذين انتهت فترة عضويتهم.، وايضا مشاركة غير قانونية للأعضاء الذين بلغوا سن التقاعد، وعالج ايضا نسيان القرارات القديمة واتخاذ قرارات جديدة عكس القديمة دون انتباه إليها نظراً لغياب الذاكرة الخاصة بالمجالس- اللجان.
ويذكر أن هذا التطبيق تم إنتاجه على فترة حوالي (6) شهور بإشراف مباشر ومتابعة من الدكتور يوسف غرباوى رئيس الجامعة، وإدارة تنفيذية لنائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث، وتكون فريق المبرمجين من الدكتور سامح مصطفى، وحمادة أحمد بكلية الحاسبات والمعلومات بجامعة جنوب الوادي، وتم تطبيقه بصورة تجريبية على مجلس الدراسات العليا والبحوث المنعقد في شهر أبريل الجاري برعاية رئيس الجامعة، وكانت التجربة ناجحة تماماً.
